O relatório de custos de manutenção é uma ferramenta indispensável para a indústria. Com o auxílio dele, os gestores podem tomar decisões mais seguras e conseguem manter o negócio operando de forma produtiva e eficiente.

As atividades de manutenção são fundamentais para a performance industrial, mas devem ser conduzidas de maneira planejada. Quando isso não é feito, as chances de gastar mais do que o devido e enfrentar prejuízos são grandes.

A seguir, apresentaremos 5 boas práticas que ajudarão você a fazer um bom relatório de custos de manutenção. Quer aprender? Continue a leitura!

A importância de aprender a fazer um bom relatório de custos de manutenção

Você já parou para avaliar quanto sua empresa gasta com manutenções? Quais as ferramentas e equipamentos que mais sofrem paradas? E o tempo necessário para realizar os reparos e fazer com que a linha de produção volte a funcionar?

Todas essas questões são de grande importância, mas nem sempre são analisadas com a devida atenção. A verdade é que nem sempre os gestores acompanham os dados gerados durante os diferentes tipos de manutenção industrial.

Mas por que é tão importante aprender a fazer um bom relatório de custos de manutenção? A resposta é bem simples: quando bem elaborado, esse documento se torna um de seus grandes aliados. Afinal, registrar as ações corretamente te ajuda a controlar gastos no setor e ainda melhora sua tomada de decisão — o que garante o sucesso das mudanças implementadas e o aumento da produtividade da fábrica.

Além disso, com a ajuda de um relatório completo fica mais fácil montar um bom plano de manutenção. Ou seja, você consegue se planejar para demandas futuras e garantir que os técnicos tenham em mãos os equipamentos, materiais e EPIs necessários para a execução dos trabalhos.

Os 5 pontos essenciais para fazer um relatório de custos de manutenção

Como já mencionamos, as manutenções são procedimentos que geram custos para a indústria. Aliás, para que esses procedimentos sejam concluídos com eficiência, há diferentes tipos de gastos, como:

• compra de itens de reparo e manutenção;
• contratação de mão de obra;
• compra de EPIs;
• custos relacionados à interrupção da produção.

Não há dúvidas de que inúmeros detalhes precisam ser conferidos, visto que a atividade não apenas interfere na rotina da indústria, mas pode impactar seu orçamento. Em geral, quanto mais eficiente e econômica ela for, melhores serão os resultados do negócio.

Sabendo da dificuldade de muitos gestores em elaborar um relatório de custos de manutenção completo e útil, selecionamos os 5 pontos que não podem ser ignorados durante esse processo. Acompanhe!

1.     Defina os objetivos do seu relatório

O primeiro passo para que você consiga fazer um bom relatório é definir quais são os seus objetivos. O que você espera com esse documento? Para que ele servirá? A quem ele se destina?

Essas questões precisam ser definidas logo no início, pois ajudam a direcionar melhor as informações que serão coletadas e registradas. Afinal, existem várias razões para que ele seja produzido, como:

• verificar quais máquinas estão gerando mais manutenções;
• verificar os custos de manutenção de cada máquina;
• verificar a eficiência e durabilidade das ferramentas;
• verificar a qualidade das manutenções realizadas.

2.     Trabalhe com prioridades

Além de pensar nos objetivos do relatório, é preciso estabelecer suas prioridades. Isso porque, você terá muitas informações em mãos, mas nem todas devem ser colocadas no documento.

Quando essa etapa não é considerada, há uma chance real de que o relatório de custos de manutenção fique grande demais e repleto de dados que não são pertinentes. Lembre-se de que a ideia é ter em mãos um documento fácil de interpretar e não algo prolixo e sem foco.

Um diretor financeiro, por exemplo, precisa ter um panorama do desempenho do setor de manutenções. Já o supervisor de manutenções precisa ter acesso a detalhes dos procedimentos, a fim de encontrar pontos que podem ser otimizados para redução de custos.

3.     Elabore metas e use indicadores de desempenho

Trabalhar com base em metas é uma estratégia válida para todos os setores de uma empresa, inclusive para o de manutenções. Caso ainda não tenha esse hábito, é hora de traçar algumas metas para controle de gastos e eficiência dos procedimentos.

Obviamente, é preciso verificar se elas estão sendo atingidas. Para isso, o uso de indicadores faz toda a diferença. Eles ajudam a fazer comparações e a identificar aumentos e reduções nos custos.

Mas, atenção! Escolha com cuidado e estratégia as suas métricas de desempenho. Existem muitas, mas nem todas devem ser usadas — isso geraria perda de tempo e dificultaria a interpretação do relatório.

4.     Acrescente um checklist aos relatórios

O próximo ponto é o uso de um checklist. Essa ferramenta cria uma sequência de procedimentos a serem adotados durante as manutenções, evitando que algo deixe de ser realizado — o que poderia gerar falhas e mais gastos.

Em resumo, o checklist permite que o plano de manutenção seja colocado em prática de forma segura. Essa situação contribui para que as máquinas e ferramentas funcionem adequadamente e não causem interrupções inesperadas na linha de produção.

Entre os pontos que devem fazer parte de sua estrutura, podemos destacar:

• verificação da mecânica do equipamento;
• verificação da lubrificação do equipamento;
• conferência do bom funcionamento elétrico do equipamento;
• teste de segurança do maquinário.

5.     Identifique os responsáveis e o status das tarefas

Por fim, é fundamental que os relatórios tenham um campo para a identificação dos responsáveis por cada tarefa ali presente. Essa prática garante que apenas o profissional qualificado fará manutenções, além de detalhar as funções de seus colaboradores.

Também é válido que o documento traga o status das manutenções descritas. Ou seja, informe se elas estão em fase de planejamento, se estão sendo realizadas ou se já estão prontas. Com isso, todos conseguem acompanhar o andamento das ações.

Conseguiu entender todos os pontos? Precisamos destacar que uma gestão de manutenção organizada faz com que a indústria se torne muito mais produtiva e competitiva. Em um mercado tão concorrido, isso pode ser um diferencial.

Como você percebeu, o relatório de custos de manutenção tem uma função estratégica, especialmente porque ajuda a controlar os gastos do setor. Se organizar e estar atento a todos os detalhes apresentados facilita sua vida e garante um documento completo e útil.

Agora que você já sabe de tudo isso, que tal compartilhar este post em suas redes sociais? Dessa forma você ajuda outras pessoas que têm as mesmas dúvidas!