Pode parecer simples, mas alimentar linhas de produção em uma indústria é algo um pouco complexo e exige uma boa gestão. É necessário fazer um bom planejamento, a fim de que seja possível lidar com os suprimentos indispensáveis em cada atividade desenvolvida na empresa e, também, com os fornecedores responsáveis por eles.

Uma função importante desse relacionamento é com relação à gestão de contratos de fornecedores industriais, que oferece suporte ao time de compras e ajuda em decisões estratégicas na fábrica. A grande realidade é que uma gestão de contratos eficiente assegura um controle de acordos feitos entre a indústria e seus fornecedores, inclusive, minimização de riscos e também custos.

Neste post, listaremos 8 boas práticas para a gestão de contratos de fornecedores industriais. Confira!

1. Desenvolva um sistema de avaliação

É extremamente importante desenvolver um bom sistema de avaliação, a fim de descobrir quais são os fornecedores com as melhores estratégias para o negócio. Esse sistema de avaliação precisa considerar questões, como preço, disponibilidade, capacidade produtiva, confiança, singularidade das mercadorias do fornecedor e, também, quanto a qualidade delas afeta positiva ou negativamente o resultado do trabalho.

2. Priorize a indústria

Outra dica importante para uma boa gestão de contratos é priorizar a própria indústria. Essa gestão dependerá muito de um trabalho minucioso e com muita atenção de toda a empresa. Normalmente, isso é executado em plataformas digitais que facilitam a gestão de documentos digitalizados, simplificando o armazenamento e a organização dos contratos com segurança. Contudo, caso a indústria ainda não tenha chegado nesse patamar digital, é necessário organizar racionalmente a papelada no escritório.

3. Acompanhe a questão financeira

É de suma importância se atentar aos prazos e também aos aspectos financeiros do contrato. Neste, é preciso determinar prazos de pagamento para a entrega de mercadorias ou garantias monetárias, a fim de cumprir os acordos comerciais.

Assim, é essencial fazer o acompanhamento do cumprimento de todas as cláusulas de perto, a fim de evitar gargalos ou dívidas desnecessárias. Novamente, é essencial fazer o uso de ferramentas que viabilizam o acesso rápido a documentos, simplificando seu acompanhamento.

4. Fique atento à renovação

A grande realidade é que contratos têm um prazo para encerrar. Nesse instante, é necessário optar por renovar a parceira com o fornecedor ou finalizar o vínculo. Esse é o melhor meio de assegurar que haja uma transição tranquila e ter certeza de que todas as etapas do contrato foram cumpridas, de fato, por ambas as partes.

Inclusive, no momento de renovar ou finalizar o contrato, é preciso fazer o anexo do antigo documento. Após tudo assinado, é preciso armazenar o documento de forma digital e fazer com que fique sempre disponível, para situações de ações judiciais.

5. Mantenha uma boa comunicação

O contrato com mais sucesso é aquele que fica tudo muito claro para ambos os lados. Em contrato de fornecedores industriais, termos com ambiguidades, letras muito pequenas, responsabilidades e deveres mal esclarecidos são extremamente negativos para todos os lados envolvidos, afinal, são muitos os custos e os gargalos na execução de um contrato na justiça.

Inclusive, é importante dar ouvidos ao que os fornecedores têm a dizer a respeito do relacionamento. O fato é que, quando há conversas unilaterais, não é possível desenvolver esse relacionamento. É essencial que a comunicação seja uma via de mão dupla, a fim de que haja progresso.

6. Automatize o fluxo de trabalho

Outra dica importante é contar com o suporte da tecnologia, com o intuito de automatizar parte da burocracia. Use softwares que ajudem a excluir atividades repetitivas e viabilizem uma ação mais estratégica da equipe responsável pelos contratos, que focará em otimizar mais os processos, em vez de perder tempo lendo cláusulas repetitivas.

O fato é que a resposta para eliminar a burocracia dos trâmites nos contratos de fornecedores é o uso de recursos tecnológicos e, com isso, oferecer mais eficiência a eles. Assim, é possível implementar uma gestão de contratos mais atual e que possa tornar os trâmites mais rápidos e com menores custos para a indústria.

7. Centralize a gestão de contratos em um setor

É muito importante tentar manter a gestão de contratos de fornecedores em somente um departamento da empresa. Esse setor deve ter autonomia total para lidar com todo o material e também liberdade para se movimentar por áreas diferentes da indústria.

De extrema importância para o departamento de vendas, a gestão de contratos de fornecedores industriais pode ser otimizada com sistemas mais modernos, bastante organização e ótimas práticas aplicadas, como uma classificação de parceiros muito bem estruturada.

8. Agilize a elaboração e a gestão de contratos

O que assegura mais agilidade em processos internos em uma indústria é uma boa gestão de contratos. Do mesmo modo, oferece mais segurança para e empresa e também para seus fornecedores. A fim de ser mais eficiente ao gerar e automatizar contratos, um bom sistema de gestão ajuda em um maior controle e segurança para todas as partes relacionadas.

O fato é que oferece muito mais agilidade para todo o processo, devido à criação da assinatura do contrato. Isso se deve ao fato de possibilitar à equipe a geração de documentos mais padronizados, a fim de serem usados por quem de fato precise de aditivos, contratos, procurações, entre outros.

Se estiverem disponíveis de forma eletrônica, os documentos podem ser acessados pelos colaboradores envolvidos que, por meio das minutas, conseguem elaborar seus arquivos. Logo após, o conteúdo é validado pelos advogados e, então, é liberada a impressão.

Uma das vantagens é ter maior controle na elaboração e também na aprovação de contratos, além de tornar a manutenção dos documentos e o controle eletrônico dos contratos mais ágil. Além disso, ajuda na redução significativa de custos relacionados às horas de trabalho e alguns imprevistos com possíveis gastos causados por erros na gestão de contratos.

Por fim, agora você sabe como fazer a gestão de contratos de fornecedores industriais de forma eficiente e acertada. Lembrando de que é extremamente importante automatizar esse tipo de gestão, a fim de evitar erros e grandes problemas futuramente. São inúmeras as vantagens, como muito mais segurança jurídica para as partes contratuais; segurança dos dados contratuais; controle de entregas, prazos e pagamentos.

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