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Workflow na indústria: quais os objetivos e vantagens de utilizá-lo?

workflow na indústria
29/12/2021

Workflow na indústria: quais os objetivos e vantagens de utilizá-lo?

O objetivo de qualquer empresa é ter eficácia na disponibilização de produtos e serviços ao mercado, sejam elas do setor industrial ou varejista. Porém, para que isso ocorra é necessário que antes, uma série de processos e atividades sejam executadas seguindo uma ordem preestabelecida, planejada com o intuito de gerar o máximo de eficiência. Esta é a finalidade da estruturação de um workflow na indústria.

Neste artigo vamos descobrir o que é o workflow, quais os seus objetivos e como utilizá-lo para planejar e executar o gerenciamento das atividades em uma indústria. Além disso, veremos também quais são as suas vantagens e como estruturá-lo da maneira correta. Quer saber mais sobre o tema? Então continue a leitura.

O que é workflow?

Já há algum tempo o “workflow” figura entre as palavras de ordem no mundo corporativo. Não obstante, ainda são poucos os que realmente entendem a importância da incorporação desse termo em suas rotinas de gerenciamento. Porém, em um ambiente de mercado cada vez mais concorrido a demanda por soluções que auxiliem na redução de perdas operacionais e a otimização de resultados, tornam a incorporação do workflow uma atividade essencial não apenas para a competitividade mas também para a sobrevivência de qualquer indústria no longo prazo.

Podemos definir um workflow como o conjunto de técnicas e ferramentas que são utilizadas em conjunto para a organização do fluxo de trabalho, processos e tarefas dentro de uma empresa ou departamento. Organizar o fluxo de tarefas é essencial para alinhar colaboradores e os meios de produção para que possam atuar de maneira conjunta. Portanto, as indústrias utilizam workflows como instrumentos de otimização e sincronização, visando maior eficiência e lucratividade.

Um dos problemas recorrentes no gerenciamento de indústrias é a dificuldade em obter clareza na delegação de tarefas, na monitoria de numerosas equipes e na visualização ampla das atividades em execução. Para minimizar esses problemas de coordenação e gerenciamento do trabalho conjunto, o workflow surge como uma solução eficiente. Sendo assim, utilizar um software de workflow para o gerenciamento de tais atividades contribui para que o gestor tenha meios de documentar as tarefas mais relevantes, automatizá-las dentro de um fluxo e aprimorá-las.

Como o workflow se aplica na indústria?

Assim como qualquer empresa de outro segmento, as organizações do setor industrial também possuem processos produtivos detalhadamente planejados que executam atividades sequenciadas com o intuito de produzir bens e serviços. Esse sequenciamento de tarefas é fundamental para que as organizações mantenham uma rotina de trabalho mais previsível e possam monitorar de maneira mais simples como cada etapa está sendo executada.

Como o objetivo de uma indústria é ser lucrativa, é necessário que existam meios de controle sobre a utilização de recursos tendo em vista o engajamento dessas organizações com a sua máxima eficiência. Os gestores são os principais responsáveis em implementar esses mecanismos de organização e controle, devendo lançar mãos de ferramentas poderosas como o workflow na indústria para garantir que não haja erros de produção e outras ineficiências, que em última análise representam desperdícios de tempo e recursos.

Quais as diferenças entre workflow e processo?

Workflow e processos são elementos que apesar de frequentemente confundidos, na verdade representam conceitos distintos. Para entender melhor essa diferença é preciso compreender que processos são simples detalhamentos de tarefas sequenciadas. Já o workflow vai além desse simples sequenciamento, incorporando em seu escopo como tornar essa sequência de tarefas ainda mais eficiente e produtiva. Outra diferença significativa é que nem todo processo pode ser automatizado, enquanto que os programas de workflow, buscam exatamente por implementar essa automação.

Portanto, fica fácil compreender que um processo é organizado de maneira intuitiva e natural, enquanto um workflow na indústria é intencionalmente planejado, detalhado e modelado para atingir objetivos e metas claramente definidas. Em outras palavras, processos são o modo como uma equipe se organiza para entrega de resultados, gerando um fluxo de trabalho, que por sua vez, pode ser aperfeiçoado por meio da tecnologia (workflow) visando à solução de problemas e a otimização das atividades.

Quais as vantagens de utilizar um workflow na indústria?

1 – Maior economia de tempo

Graças a automação dos fluxos de trabalho é possível que gestor atue para reduzir o tempo gasto em cada atividade manual, o que provoca uma maior eficiência em todo o processo. A redução de possíveis erros causados ​​pela ação humana também contribuem para aprimorar a produtividade.

2 – Maior visibilidade das atividades

A utilização de softwares de gerenciamento workflow permite que os gerentes das unidades produtivas tenham uma visão ampla sobre todas as atividades a serem executadas. Na prática isso significa que o gestor adquire pleno conhecimento sobre tudo o que ocorre em qualquer etapa produtiva da empresa permitindo o monitoramento de pontos críticos de maneira mais próxima.

3 – Aumento da velocidade de resposta

O workflow na indústria permite que as organizações respondam de maneira mais ágil frente às mudanças abruptas a que os mercados estão sujeitos. Isso é possível graças à facilidade de controle proporcionada por essa tecnologia, a avaliação contínua do desempenho e a melhoria permanente de cada processo.

4 – Diminuição dos custos

Rotinas de trabalho eficientes e bem planejadas reduzem muito o risco de erros, acidentes e desperdícios ao longo do tempo, o que acaba afetando a estrutura de custos da indústria. Afinal, quanto menos retrabalhos, sinistros ou perdas, menos recursos vão para essas contas, sendo redirecionados para outras finalidades mais benéficas ao crescimento da empresa como produção, manutenção, investimento e pesquisa.

5 – Aumento da escalabilidade

Processos bem definidos e otimizados por meio do workflow capacitam a indústria a atuar em um nível ótimo da sua capacidade produtiva instalada. Dessa forma, a organização se torna mais preparada para que haja um aumento da sua escala de produção, permitindo a procura por novos mercados ou a ampliação da sua fatia de participação, gerando crescimento e mais resultados.

Como montar um workflow na prática?

Para montar um workflow na prática é preciso verificar quais atividades demandam de maneira mais urgente, pela codificação em fluxos. Nesta primeira etapa o objetivo é reunir informações sobre rotinas, tarefas e necessidades dos colaboradores. A etapa seguinte é a documentação do workflow. Nesta etapa os processos são descritos em detalhes e mapeados para que possam ser levados para a discussão sobre aprimoramento, entre todos os envolvidos.

Finalizada a etapa anterior a indústria poderá contar com um software com uma versão digital de todos os processos documentados e demais instruções de uso do workflow. Antes de concluir o diagrama e passar a distribuir a sua versão digital final entre os membros do time é importante realizar um pequeno teste com um pequeno grupo a fim de verificar os resultados preliminares, realizar possíveis treinamentos e solucionar qualquer problema que possa surgir.

Como podemos observar ao longo do artigo, o workflow na indústria traz muitas vantagens para o aumento da produtividade e também para a flexibilidade e a transparência do fluxo de trabalho. Como cada organização possui características distintas, o modelo de workflow precisa representar a singularidade dos seus processos de maneira realística. Assim, a estrutura do workflow é volátil, sofrendo alterações e evoluções em seus sistemas conforme as reformas estruturantes internas da indústria e as mudanças do seu ambiente externo.

Gostou do artigo? Conseguiu entender a importância e as vantagens da utilização do workflow na indústria? Então, aproveite para continuar a expandir os seus conhecimentos sobre o tema, lendo também este outro artigo do blog.

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