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Como fazer um planejamento estratégico de compras para a indústria

planejamento estratégico de compras
14/04/2021

Como fazer um planejamento estratégico de compras para a indústria

O planejamento estratégico de compras é uma das premissas para que a indústria se torne mais competitiva e lucrativa. Mesmo assim, muitos gestores ainda têm dificuldades para realizar o processo de forma eficiente.

Comprar faz parte da rotina de qualquer empresa. Além de matéria-prima, itens de MRO, suprimentos, EPIs e outros insumos são essenciais para o seu funcionamento e devem ser repostos na quantidade e no tempo certos.

Este post traz dicas e informações sobre o tema, ajudando você a superar os desafios do setor de compras e melhorar a performance do seu negócio. Confira!

Qual a importância de planejar as compras na indústria?

A manufatura tem uma lógica de funcionamento complexa e repleta de processos. Para que tudo funcione adequadamente, é preciso muito estudo e análises. Daí a importância do planejamento estratégico de compras.

Por envolver investimentos financeiros por parte da empresa, a aquisição de produtos deve ser feita de forma programada. Esse é um requisito básico para que a gestão de estoque garanta um alinhamento entre a produção, a demanda do mercado e o orçamento da indústria.

Ao se tornar mais estratégico, o setor de compras consegue reduzir gastos e desperdícios e, ainda, ampliar a produtividade. Esse é o cenário ideal para quem busca se destacar no mercado.

Planejamento estratégico de compras: como fazê-lo com eficiência?

Como vimos, as compras impactam a saúde financeira da indústria, visto que exigem a movimentação de recursos. Diante disso, é preciso investir em um bom planejamento antes de fechar negócio com os fornecedores.

Ainda não tem um planejamento estratégico de compras? Chegou o momento de aprender a montar o seu. Confira!

Identifique as demandas da indústria

O primeiro passo é identificar as demandas da indústria. Ou seja, fazer um levantamento completo de tudo o que ela precisa adquirir para manter a produção em dia.

Nesse caso, é essencial observar as compras que se repetem com frequência e a quantidade média de cada item. Para isso, você pode contar com o auxílio de um bom software de gestão, que trará esses dados de forma ágil e automatizada.

Outro aspecto a ser levado em consideração é o aumento da demanda em datas sazonais. Uma fábrica de chocolates, por exemplo, precisa estar preparada para produzir mais na Páscoa, no Dia dos Namorados e no Dias das Mães, por exemplo.

Defina a periodicidade das compras

Com qual frequência as compras devem ser feitas? Essa é uma dúvida comum e a resposta precisa levar em consideração algumas situações:

  • pedidos pequenos nem sempre oferecem boas condições de negociação;
  • pedidos maiores facilitam a negociação de valores, prazos e condições de pagamento;
  • em caso de pedidos menores, é preciso ter um plano de reposição eficiente, a fim de evitar rupturas na produção;
  • grandes pedidos podem gerar excesso de estoque;
  • o espaço disponível para estoque influencia a periodicidade das compras.

Sabendo de tudo isso, é papel do gestor definir o momento certo para fazer novas compras. Vale dizer que não existe uma reposta padronizada para todas as indústrias. Cada uma deve avaliar suas necessidades e, também, a capacidade de seus fornecedores.

Adeque as compras ao orçamento para o setor

Como já destacamos, o setor de compras gera gastos para a empresa e, por isso, deve ser conduzido com muita estratégia e planejamento. Em outras palavras, a aquisição de produtos e suprimentos industriais deve estar dentro do orçamento disponível.

Nesse caso, o trabalho integrado com o setor financeiro faz toda a diferença. Juntos, os gestores podem definir um orçamento específico para a área, garantindo a sustentabilidade do negócio.

Além disso, é importante ficar atento às demandas de cada setor da indústria. Quanto você gasta com itens de limpeza e de manutenção e reparo, por exemplo? Entender esses gastos ajuda a reduzir os custos.

Faça a conferência dos itens recebidos

Por fim, precisamos enfatizar a necessidade de conferir todos os itens recebidos dos fornecedores. Afinal, o processo de compras não se encerra com o pagamento dos pedidos.

Essa boa prática ajuda a entender se os contratos estão sendo cumpridos e se a nota fiscal foi emitida de acordo com a ordem de compra. Além disso, é fundamental para avaliar a qualidade dos insumos e mercadorias.

Quais erros devem ser evitados?

Você já aprendeu a montar o seu planejamento estratégico de compras, mas ainda precisamos fazer um alerta: cuidado para não cometer erros e colocar tudo a perder!

Infelizmente, por falta de conhecimento ou por inexperiência, muitos gestores têm hábitos que dificultam o desenvolvimento do setor e geram prejuízos para toda a indústria. Para evitar esses problemas, conheça três falhas que você não pode cometer!

Planejamento manual

Utilizar planilhas e cadernos de anotações para controlar as compras é um erro grave. Na Indústria 4.0, a ideia é investir em tecnologia e automatizar processos com o foco em produtividade, conectividade e segurança.

Por isso, investir em um software de gestão de compras é vital. Essa ferramenta compila dados de todos os setores e gera relatórios e gráficos que ajudam a tomar decisões mais rápidas e seguras.

Má gestão dos fornecedores

Os fornecedores são elementos indispensáveis para o sucesso do setor de compras. Exatamente por isso, é preciso conhecê-los bem, entendendo sua capacidade de produção, área de atuação e infraestrutura logística.

Comprar de empresas que não cumprem prazos ou que entregam produtos de baixa qualidade é uma falha que prejudica a indústria, podendo afetar até a sua reputação com o cliente final.

Falha no gerenciamento dos estoques

Por fim, você não pode se descuidar da gestão dos estoques. Afinal, a visibilidade em tempo real sobre todos os itens dentro do almoxarifado garante o pleno funcionamento da linha de produção e ainda evita perdas por compras excessivas.

Quando e com que frequência fazer o planejamento estratégico de compras?

Quando fazer o planejamento de compras? Como já foi dito, a periodicidade com que a indústria compra de seus fornecedores depende de vários fatores, como tamanho do estoque, demanda do mercado e sazonalidade.

Partindo dessa premissa, podemos dizer que o plano não pode ser estático. Ele deve acompanhar o próprio desenvolvimento empresarial, ou seja, deve ser atualizado sempre que necessário.

Nesse cenário, é válido ouvir todos os envolvidos com a cadeia de produção. Observe os feedbacks de seus colaboradores, clientes, sócios e dos próprios fornecedores. Aliás, para atingir o sucesso, é importante pensar em relações de parceria — um fornecedor integrador pode ser muito útil.

Depois de acompanhar essas informações sobre o planejamento estratégico de compras, você deve ter entendido que o procedimento é de grande importância para o bom funcionamento da indústria. A reposição de produtos e suprimentos industriais na hora e na quantidade certa é requisito para sua competitividade. Portanto, coloque em prática o que aprendeu e colha bons frutos.

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