Por que é importante e como fazer a análise do histórico de compras?

Uma atividade de muita relevância em toda empresa é realizar a análise de dados. A sua importância é tanta que se torna possível assegurar um planejamento financeiro mais eficiente. E isso fica ainda mais claro quando o assunto é fazer a análise do histórico de compras e de serviços dos seus clientes, otimizando o relacionamento da indústria com eles.

O fato é que a análise de compras é um elemento significativo para qualquer tipo de negócio. As empresas conseguem obter grande economia, que surgem de decisões de compra mais eficientes. Em contrapartida, as estratégias ruins de compra podem causar grande desastre.

Analisar o histórico de compras da empresa auxilia na segmentação dos clientes, previsão de novas compras, controle da inadimplência e aumento das vendas, entre outras vantagens significativas.

Neste post, daremos algumas dicas de como realizar a análise do histórico de compras de forma assertiva e eficiente. Confira!

Faça um planejamento

Em primeiro lugar, a fim de conseguir uma qualidade melhor na análise do histórico de compras é fundamental fazer um planejamento, considerando a utilização que os produtos e mercadorias em questão terão — sua funcionalidade e qualidade. Em um enfoque qualitativo, a avaliação mais relevante será do cliente final.

Caso ele não aprove os produtos, é necessário fazer uma nova análise da sua função e realizar mudanças que objetivem a otimização do que está sendo fornecido. O fato é que a gestão de compras engloba operações de compra de matéria-prima e de produtos como sendo parte essencial, trazendo uma ótica mais estratégica de cada um dos processos envolvidos.

Colete as informações

Com o auxílio de sistemas específicos é possível ter muita agilidade na coleta de informações, sem que seja preciso haver integrações. Automaticamente, o sistema faz a captação de informações que constam nas NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas) de compras e gera relatórios aos gestores da indústria.

Assim, se torna possível acessar dados muito relevantes sobre o que cada cliente adquire. Por meio desses dados, é possível obter uma série de dados relevantes e saber quais são os fornecedores, que estão realizando os negócios mais vantajosos, entre outros. Isso viabiliza uma melhor tomada de decisão e também um planejamento das compras mais assertivo para a indústria.

Realize o cadastro adequado

Primeiramente, para conseguir ter acesso ao histórico de compras do cliente é preciso fazer um cadastro adequado. É preciso realizar a coleta de dados, como número do CPF e do RG, endereço, estado civil, renda mensal comprovada, entre outros. Logo após, deve ser feita a consulta nos serviços de proteção ao crédito ( SPC e Serasa), a fim de analisar se o nome de determinado cliente está negativado ou não.

Esse tipo de instituição possui dados sobre passado de inadimplência, dívidas que não foram quitadas, comprometimento da renda atual com financiamentos, ações judiciais de busca e apreensão de bens ou existência de títulos protestados, entre outros dados que ajudam a formar o histórico de compras de um cliente.

Padronize as mercadorias

Para conseguir fazer uma melhor análise do histórico de compras é recomendado sempre padronizar todos os itens presentes nele. O fato é que para ter controle sobre as compras e consequentemente sobre o estoque, é importante fazer essa padronização dos produtos e também de suas descrições.

É preciso colocar cada item em uma válida e específica categoria, além de ser preciso gerar códigos para que seja possível identificar cada um dos tipos de produtos, pois, dessa forma, tudo permanecerá organizado e mais fácil para ser consultado e analisado. Essa ação pode evitar confusões durante a identificação e análise do histórico.

Mapeie os dados e analise o fluxo de vendas

Essa é uma dica muito importante também, pois o histórico de vendas poderá ajudar no embasamento de decisões do gestor, auxiliando no encontro das mais assertivas soluções para a empresa. Logo, é primordial ter acesso aos dados disponibilizados pelo departamento de vendas e interpretá-los.

Com essa análise, o gestor conseguirá identificar se algum item passou por períodos de menor demanda ou pico de vendas. Se for identificada uma baixa demanda, a empresa pode evitar prejuízos financeiros e perdas materiais.

Os dados sobre as compras precisam ser registrados em planilhas ou preferencialmente em softwares, sendo avaliados todos os meses, perante um estudo uma análise a respeito do valor médio investido em cada um dos produtos e o que foi pago aos fornecedores.

Conte com a tecnologia a seu favor

O software de compras permite que seja utilizado o pedido de compra para avaliar as horas de trabalho, os salários e até mesmo os custos da indústria. Isso ajuda a determinar o custo geral de produção de qualquer produto. Essas informações fornecem respostas para muitas perguntas sobre o desempenho, por exemplo, sobre como melhorar a eficácia e como determinar os orçamentos para o próximo exercício financeiro.

Nesse sentido, o histórico de compras é eficaz, devido ao fato de possibilitar que a empresa faça uso de dados anteriores, no intuito de fazer a segmentação de seus clientes. Todavia, o histórico é apenas o resultado final de ações feitas pela equipe de compras da indústria, que passa a ser mais eficiente com o auxílio de soluções tecnológicas.

Ou seja, um software de gestão é um elemento essencial, para ser utilizado em uma estratégia de utilização do histórico de compras. Atualmente, devido a enorme geração de dados, apenas ferramentas de grande performance podem oferecer o suporte necessário para as indústrias.

Com um bom software, os dados de compras ficarão armazenados com toda segurança. E mesmo que haja uma substituição em toda equipe de venda, os profissionais atuais conseguirão ter à mão relatórios completos de todos os usuários.

Por fim, agora você sabe como facilitar a análise do histórico de compras de sua empresa. Inclusive, não há dúvidas sobre quanto um histórico de compras pode ser benéfico para os negócios.

Além disso, com uma base sólida de dados, se torna possível direcionar com mais eficiência os recursos do setor, trazendo resultados que não seriam possíveis de outra forma. Ele também é muito importante para avaliação de desempenho, prever tendências e otimizar a tomada de decisões.

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