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Gestão de materiais: guia completo para fazer na indústria

gestão de materiais
31/01/2022

Gestão de materiais: guia completo para fazer na indústria

A implementação de métodos adequados de gestão de materiais permite que as empresas garantam que as matérias-primas cheguem ao chão de fábrica na hora certa e na quantidade certa. Embora muitas pessoas o associem, principalmente, ao estágio de compra e à entrega, a gestão de materiais, na verdade, se estende a uma gama muito mais ampla de atividades: desde planejamento e aquisição até a gestão e descarte de resíduos.

Uma estratégia de gerenciamento de materiais bem executada pode gerar economias de custo significativas e melhorar a eficiência de produção em uma fábrica. Por outro lado, uma má gestão pode levar a grandes atrasos, colocar em risco a segurança e reduzir a lucratividade.

Pensando nisto, tiraremos todas as suas dúvidas sobre o assunto. Então não perca e continue a leitura!

O que é a gestão de materiais?

A gestão de materiais é o papel central do gerenciamento da cadeia de suprimentos, englobando o planejamento e a execução das cadeias de suprimentos, a fim de atender aos requisitos de materiais de uma empresa. Esses requisitos incluem o controle e a regulação do fluxo de materiais e, ao mesmo tempo, a avaliação de diversas variáveis, ​​como demanda, preço, disponibilidade, qualidade e cronogramas de entrega.

Nessa gestão é determinada a quantidade de material necessária e mantida em estoque. Os materiais são geralmente classificados como materiais diretos ou indiretos. Os materiais diretos são aqueles necessários para um produto acabado, enquanto os indiretos são aqueles que não geram diretamente o produto final. Em ambos os casos, o gerenciamento de estoque é um aspecto vital do gestão de materiais.

Além disso, é feito o planejamento da reposição desses estoques, criando níveis para cada tipo de item (matéria-prima, trabalho em andamento ou produtos acabados) e comunicando informações e requisitos para operações de aquisição e cadeia de abastecimento estendida.

A gestão de materiais também envolve a avaliação da qualidade do material, para garantir que ele atenda às demandas do cliente, de acordo com uma programação de produção e com um custo menor. Na verdade, os sistemas de gerenciamento de materiais abrangem todas as atividades relacionadas aos materiais e se tornam uma função comercial básica, que agrega valor ao produto acabado.

Pode também incluir a aquisição de máquinas e outros equipamentos necessários para os processos de produção, bem como peças de reposição. Independentemente da função, o principal objetivo da gestão de materiais é assegurar o fornecimento de materiais com níveis de estoque otimizados e diferença mínima entre os resultados planejados e reais.

Quais os pilares da gestão de materiais?

A gestão de materiais possui 3 pilares. Veja quais são eles a seguir.

Gestão de compras

É sabido que uma organização sempre precisará adquirir materiais, insumos, matéria-prima e vários outros produtos. De alguma forma, são todos essenciais para que a empresa realize suas atividades de produção. O fato é que, bem mais do que adquirir itens, é necessário ter uma boa organização de como e quando essas compras serão realizadas.

Em primeiro lugar, a gestão de compras deve determinar uma rotina para controlar o consumo desses materiais e insumos. Com isso, há mais eficiência no momento de detectar, por exemplo, o momento mais apropriado para realizar um novo pedido de algum material que a organização demanda para executar sua produção.

Gestão de estoque

O controle e também a administração do estoque da fábrica estão muito ligados à gestão de compras, sendo elemento essencial da gestão de materiais. O fato é que toda empresa tem uma certa quantidade de insumos em estoque, e isso é primordial para que haja um bom funcionamento da organização.

Por isso, é essencial também realizar algumas práticas eficientes, a fim de garantir que haja sempre um bom controle desse estoque. Para tal, é necessário implementar um sistema automatizado que faça o registro automatizado de entradas e saídas.

Gestão de logística e distribuição

Primeiramente, é importante saber que a logística é formada por várias frentes, entre elas estão a gestão e o estoque de armazéns. A verdade é que, para que haja uma gestão de qualidade, é necessário considerar a organização de itens de modo otimizado nesses espaços.

Dessa forma, se torna possível fazer a contabilização das unidades e também sua movimentação de carga e descarga. Inclusive, existe também o processo de distribuição, que é o envio do produto para o varejo.

Por que fazer na indústria?

A indústria deve realizar uma boa gestão de materiais, pois ela é essencial para o recebimento de maquinários, manutenção, matérias-primas, processos de produção, entre outros. Além disso, com esta gestão, é possível fazer a solicitação e a classificação dos estoques de modo preciso.

Na gestão de materiais, cabem planejamento, movimentação, armazenamento e controle de materiais para potencializar e prestar um excelente atendimento ao cliente, com um custo pré-determinado que é o mínimo, para manter um fluxo consistente de materiais para a produção.

Essa tarefa aparentemente simples tem uma série de dificuldades potenciais a serem superadas, incluindo listas de materiais incorretas, registro de estoque impreciso, erros de envio e recebimento e problemas de relatórios de produção. Planejar, organizar e controlar o fluxo de materiais significa que é possível gerenciar a compra e o envio para coincidir com um processo de fabricação e a entrega final dos produtos.

Enquanto os responsáveis pela de gestão de materiais supervisionam as demandas de gerenciamento de estoque de uma empresa, a aquisição real de materiais pode ser feita por uma equipe de compras separada. Os gerentes de materiais não apenas gerenciam o fluxo de materiais, a fim de garantir a entrega no prazo, mas também procuram gerenciar custos e qualidade por meio da cadeia de suprimentos.

Ao manter o controle da disponibilidade de matérias-primas e produtos, é possível também economizar custos e assegurar o máximo de retorno sobre o capital de giro.

Quais são os benefícios?

São diversos os benefícios da gestão de materiais. Veja!

Maximiza a produtividade do colaborador

Despesas com mão-de-obra são um alvo comum para medidas de redução de custos na indústria. A maneira mais comum de obter essas economias de custo é, normalmente, reduzir as horas de trabalho e os salários o máximo possível. A produtividade do trabalhador, porem, é frequentemente esquecida como uma forma de manter os custos baixos.

A gestão eficaz de materiais pode desempenhar um papel fundamental na maximização da produtividade. Em uma fábrica, a equipe necessita ter em mãos os suprimentos certos, na hora certa, para cumprir seus objetivos.

O fato é que, quanto mais tempo se gasta esperando a entrega de equipamentos e materiais elétricos, por exemplo, ou até mesmo rastreando-os na fábrica, menos eles são capazes de realizar e há ainda a probabilidade de atrasos na produção.

Diminui ou elimina o manuseio duplicado de materiais

O manuseio de materiais é outra fonte de redução da produtividade da mão de obra e seus custos associados é que costumam ser responsáveis por até 40% do tempo de uma equipe no local de trabalho. Um bom sistema de gestão de materiais inclui ferramentas adequadas de comunicação, programação e rastreamento.

Com eles, a equipe de produção é preparada para receber os materiais e eles podem ser armazenados no local mais ideal. Essa qualidade na gestão garante que os trabalhadores não percam tempo movendo materiais e equipamentos sem que seja necessário e evita desperdícios.

Reduz o desperdício de material

Sistemas eficazes de gestão de materiais não somente garantem que eles estejam no lugar certo, na hora certa, mas também que a quantidade e os tipos corretos sejam adquiridos em primeiro lugar. A compra errada de materiais pode levar a uma série de problemas, desde pequenos atrasos até riscos de segurança.

Materiais incorretos podem até mesmo levar a perda de clientes, se eles não atenderem aos requisitos da produção ou se causarem atrasos nos prazos de entrega. Da mesma forma, a falta de materiais necessários resultará em custos adicionais e atrasos na produção, durante a busca ou espera que mais materiais cheguem.

Normalmente, encomendar suprimentos industriais adicionais em quantidades menores tem um custo mais alto por unidade do que os materiais a granel, o que aumenta ainda mais o custo total. Também pode levar os trabalhadores a substituí-los por materiais que podem ser inadequados, novamente levando a preocupações com a segurança ou a perda de vendas, por não atender aos requisitos da produção dos produtos.

Melhora a precisão e a previsão do orçamento

Mesmo quando as coisas estão funcionando bem, o material e a mão de obra constituem uma parte significativa dos custos da produção. Porém, quando ocorrem problemas, esses custos podem aumentar devido à diminuição da produtividade e a atrasos na própria produção.

Uma estratégia abrangente de gestão de materiais ajuda a prevenir a ocorrência desses problemas, o que leva a previsões e orçamentos mais precisos. Ter uma compreensão mais precisa do estoque existente e das necessidades futuras levará a previsões de orçamento mais precisas, quando alterações ou atualizações forem necessárias.

O que a empresa ganha com a gestão de materiais?

Com a gestão de materiais, é possível assegurar uma cadeia ininterrupta de materiais para fins de produção, a fim de atender às demandas de clientes. Isso não somente garante que os cronogramas de produção sejam cumpridos, mas também é possível economizar custos para um produto acabado, ao mesmo tempo que mantém a qualidade por meio dos materiais que são comprados e utilizados.

Além disso, a gestão de materiais cruza a linha entre compras, logística e gestão de estoque, tornando-se vital para processos que dependem de matérias-primas, maquinários e manutenção, entre outros.

Como estruturar?

Agora que você sabe como a gestão de materiais pode ajudar sua fábrica, é muito importante saber como estruturá-la. Veja!

Conheça a sua cadeia de produção

Esta é a primeira importante dica para estruturar a gestão de materiais de forma eficiente. O fato é que entender o cenário atual do negócio é primordial para compreender as demandas de todos os processos da fábrica e conhecer cada parte da cadeia produtiva.

Dessa forma, é possível assegurar que sejam produzidos produtos de qualidade, em quantidades ideais; sendo tudo isso feito com fundamento em dados históricos e também por conhecimento do mercado consumidor.

Tenha um planejamento eficiente

Outra etapa importante para qualquer negócio na otimização da gestão de materiais na fábrica é o planejamento. Com ela é possível compreender as demandas, analisar como está o mercado consumidor, saber identificar períodos de altas e baixas e até perceber caso aconteça uma parada brusca nas compras ou algum tipo de crise, principalmente em tempos de pandemia do Coronavírus.

A verdade é que todas essas são etapas de planejamento e acabam afetando de forma direta a qualidade da gestão de materiais feita na fábrica, possibilitando que o negócio fique bem preparado para possíveis cenários de crise.

Conquiste fornecedores de confiança

Outro fator importante na hora estruturar a gestão de materiais é considerar a segurança e a confiança no momento de adquirir os insumos e materiais necessários para a linha de produção. Isso só é possível quando há confiança nos seus fornecedores. E essa é, sem dúvidas, uma das mais eficientes estratégias para uma boa gestão de materiais, especialmente pelo fato de assegurar qualidade e prazos acordados.

Quais são as melhores práticas?

É muito importante saber como colocar em prática algumas ações, a fim de auxiliar nessa gestão. Conheça algumas delas!

Definir padrões para especificações e qualidade de materiais

O profissional responsável pela gestão de materiais é o tomador de decisão final, quando se trata de controle de qualidade e aprovação de matérias-primas para compra. No entanto, ele não pode estar no comando de cada processo de compra e de cada verificação de qualidade, portanto, ele precisa definir procedimentos operacionais padrão a serem seguidos, por aqueles que participam do processo.

Isso inclui colocar especificações de material e requisitos de qualidade em vigor. Esta é a base para maximizar a conformidade do produto e minimizar a não conformidade.

Realizar verificações de qualidade regulares para garantir a conformidade com os padrões

O controle de qualidade eficaz começa antes do processo de produção. Obviamente, nenhuma empresa é capaz de avaliar a qualidade de cada unidade de matéria-prima que recebe, mas as verificações de controle devem ser feitas regularmente, com a frequência e a abrangência que for financeiramente viável.

Na maioria dos casos, as falhas em decorrência da má qualidade (especialmente falhas internas, ou seja, as detectadas pelo cliente, as que necessitam de devoluções, reparações etc.) são mais caras do que as medidas tomadas para garantir a boa qualidade.

Saber a quantidade exata e a localização de suas matérias-primas

A fim de fornecer ao chão de fábrica os materiais necessários no momento certo, será preciso saber onde e em que quantidade os materiais estão. Marcações corretas e uma boa organização são essenciais em todo inventário.

É indicado, ainda, que contagens físicas sejam realizadas de forma periódica para detectar inconsistências ou extravios, mas soluções tecnológicas devem ser utilizadas para contabilizar o estoque no dia-a-dia da fábrica.

Acompanhar seus custos diretos de estoque de materiais

Uma parte substancial das despesas do fabricante vem de custos diretos de material. Portanto, é absolutamente essencial garantir que não haja excesso de estoque e não esteja acumulando dinheiro, que poderia ser bem utilizado em outro lugar. Além disso, manter o estoque por muito tempo pode resultar em mercadorias danificadas.

Isso é especialmente verdadeiro no caso de materiais com data de validade. Os fabricantes devem considerar diferentes métodos de avaliação de estoque, de acordo com a natureza de seus negócios.

Utilizar a tecnologia para tornar os processos mais eficientes

Existem inúmeras soluções tecnológicas disponíveis, que podem ajudar os fabricantes e gestores a melhorar seus processos de negócios. Dispositivos de código de barras, IoT e software de gerenciamento de estoque auxiliam no gerenciamento e rastreamento de seu estoque.

Mas o que complementa todas as áreas de gestão de materiais junto a todos os outros departamentos de uma fábrica é um ERP voltado para seu negócio. Um bom sistema permite que os fabricantes coordenem todos os seus negócios em um único programa.

Isso inclui processos de gerenciamento de materiais, como planejamento de requisitos de materiais, implantação e reposição de materiais, controle de qualidade, controle e análise de estoque etc.

Quais os erros a serem evitados?

São muitos os erros cometidos em fábrica na realização da gestão de materiais. Veja a seguir quais são alguns deles!

Comprar mais materiais que o necessário

Um dos maiores erros na gestão de materiais é não saber a real situação do estoque e comprar mais itens do que o necessário para a produção. O que ocorre é que se você não sabe a quantidade e os produtos que tem em estoque, fica muito difícil fazer novos investimentos, fazendo comprar mais do que precisa.

Inclusive, se o gestor adquire em excesso determinados produtos — especialmente os itens sazonais, que apresentam períodos de vendas em alta e em baixa —, as chances de redução da vida útil, perdas e também ocupar um espaço além do necessário aumentam bastante. Por essa razão, é essencial considerar dados de inventário atualizados para se certificar sobre o que sua empresa tem ou não para negociar.

Não utilizar a tecnologia

Algumas empresas ficaram tão focadas em papéis ou formulários para a gestão de materiais, que deixaram de lado alguns softwares úteis. Se todo o processo ficar registrado somente em uma planilha, com toda a certeza estará totalmente propício a perder o controle das coisas.

Isso faz com que seja importante a implementação de um software de gestão de materiais para o seu negócio. Ele auxiliará na coleta de dados, a fim de que sua fábrica sempre tenha os materiais de que necessita.

Cometer erros no pedido de compra

Às vezes, você pode encontrar imprecisões ou erros em seus pedidos de compra. Isso significa que alguém pode ter colocado muitos materiais no pedido, se esqueceu de alguns deles ou cometeu erros semelhantes. Isso pode acontecer porque as pessoas ignoram os detalhes ou se esquecem de verificar o pedido antes de enviá-lo para a compra.

Se você quiser evitar erros, examine minuciosamente o formulário, para garantir que tudo está correto. Você também pode procurar ferramentas automatizadas, que deverão atualizar seus pedidos de compra quando necessário, ajudando com o processo de organização. De qualquer forma, é preciso minimizar esses erros se for preciso obter materiais certos.

Não existir integração com outros setores

Outro grande erro de diversas indústrias é tomar decisões relevantes sem considerar os números reais do estoque. A verdade é que é necessário que o setor de vendas saiba qual é a quantidade de produtos disponíveis em estoque, a fim de negociar com fornecedores. Em contrapartida, a gestão de materiais deve ficar bem informada sobre a demanda de vendas, a fim de controlar o estoque de produtos.

Dessa forma, os departamentos da fábrica precisam manter seu funcionamento de modo integrado, a fim de que os dados consigam gerar resultados mais eficientes. E é somente tendo uma comunicação eficaz entre os vários setores que será possível entender a sua real demanda, além de realizar aquisições do que é necessário de fato e também fazer uma programação do estoque para receber os materiais.

Inclusive, o departamento de finanças deve ficar por dentro dos dados referentes ao estoque, a fim de fazer o planejamento do orçamento para compras futuras, considerando o custo de cada item, capital de giro investido em materiais, custos relacionados às perdas, entre outros.

Por fim, a gestão de materiais usa estoques e requisitos de produção para planejamento e controle, garantindo que os materiais estejam disponíveis conforme for necessário para atender aos cronogramas de produção da fábrica. Esse planejamento de materiais inclui o gerenciamento de logística, níveis de estoque, qualidade de materiais, custo etc. Isso demanda uma visão geral dos processos envolvidos.

Inclusive, a gestão de materiais é usada por empresas modernas em uma variedade de setores, para evitar qualquer pausa na produção. Com vínculos com outras áreas de negócios, como compras e armazenamento, os responsáveis pela gestão precisam interagir com uma cadeia de suprimentos para assegurar que os materiais sejam entregues onde são necessários no momento.

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