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7 dicas para otimizar a gestão de compras na indústria

A gestão de compras de uma empresa reflete diretamente em seus resultados financeiros. Mas o que pode ser feito para melhorar a eficiência do setor?

13/10/2022

7 dicas para otimizar a gestão de compras na indústria

O que a empresa precisa fazer para ter uma gestão de compras mais eficiente

Tão importante quanto vender é também saber comprar. Afinal, os lucros de uma empresa não vêm apenas das vendas que ela obtém. A capacidade de economizar nos processos internos tem tanto peso quanto o dinheiro que entra no final do mês.

Nesse artigo vamos mostrar o que a empresa precisa fazer para ter uma gestão de compras eficiente e capaz de reduzir custos sem perder a qualidade dos insumos.

Dicas para otimizar a gestão de compras na indústria

Uma boa gestão de compras depende de processos organizados e poder de barganha. Veja, então, sete dicas para melhorar os resultados desse setor.

1. Faça uma pesquisa de mercado

Quando o assunto é fornecedor, a empresa não deve parar no tempo. Mesmo que mantenha uma relação antiga e de confiança com eles, é essencial que a organização esteja sempre atenta e aberta a novas possibilidades de parceria. Afinal, o mercado muda cada vez mais rápido e sempre há novas opções surgindo.

E isso não envolve apenas a compra de insumos e matéria-prima. Todos os dias, o mercado recebe soluções que podem ajudar a empresa a atuar de forma mais assertiva e dinâmica, seja por meio de processos mais eficientes, ou por meio da tecnologia.

2. Conheça o consumo da empresa

Para comprar melhor, a empresa precisa entender o que, de fato, precisa. E no que realmente vale a pena investir. Por isso, conhecer o tipo de consumo e necessidades que mantêm em dia o seu funcionamento é o primeiro passo para evitar desperdícios. E isso não serve apenas para o setor de compras: pode ajudar a empresa a conectar todas as suas atividades, refletindo também nos outros departamentos.

3. Mantenha um estoque mínimo

O estoque pode ser um grande vilão no caixa da empresa, principalmente se os produtos armazenados lá não estiverem submetidos a um constante controle e organização. Por isso, este setor deve estar sempre no radar dos gestores: assim como pode ser foco de muito prejuízo, ele também pode ser a origem de uma economia relevante.

O ideal, portanto, é que a empresa procure manter sempre um estoque mínimo, pois esse fato ajuda a evitar que as mercadorias sejam perdidas ou extraviadas. Isso sem falar na redução do risco em relação aos pedidos urgentes. Afinal, quanto mais pressa a empresa tiver para repor seu estoque, mais cara será a compra, já que não haverá tempo para avaliar as propostas de cada fornecedor. Por outro lado, quando o estoque está organizado e a necessidade de novos insumos ocorre de forma programada, o preço a ser pago por eles será mais competitivo e o processo irá impactar o mínimo possível nas atividades do negócio.

Para descobrir qual é o estoque mínimo necessário, basta a empresa avaliar o consumo médio diário e multiplicar essa quantidade pelo tempo de reposição.

4. Avalie a capacidade de atendimento do fornecedor

Um bom fornecedor não é só aquele que oferece o melhor preço. Também é aquele que entrega o produto na quantidade solicitada e dentro do prazo combinado, sem deixar o cliente na mão. Mas nem sempre isso acontece na prática.

Existem, hoje, muitas empresas que tentam ganhar destaque no mercado a partir dos preços competitivos que praticam. Isso, claro, atrai olhares atentos e chama a atenção de quem trabalha em setores de compras. Mas nem sempre a propaganda positiva é o que parece ser. Por isso, todo cuidado é pouco na hora de fechar negócio com um novo fornecedor.

Para evitar qualquer tipo de problema que venha a acontecer com fornecedores, é importante que a empresa verifique como é a reputação deles: se possuem entregas eficientes, se cumprem com o que prometeram e se oferecem canais de atendimento ao cliente adequados, por exemplo. Uma boa opção é fazer pedidos envolvendo uma quantidade menor de insumos e, aos poucos, ir avaliando a competência técnica daquela empresa em cumprir com seus serviços. E, claro, nunca perder de vista a relação de confiança já construída com fornecedores antigos.

5. Não abra mão da qualidade dos insumos

Como já falamos, um bom negócio só é formado pelo “combo” preço e qualidade. Um não se faz sem o outro. Desvincular esses dois fatores tão importantes pode, inclusive, acabar comprometendo a imagem e a reputação da empresa.

De nada adianta, por exemplo, comprar mais barato se o insumo vier com uma qualidade inferior que, invariavelmente, irá refletir no resultado. E esse resultado nunca passa despercebido: o consumidor sempre estará atento. As pessoas sempre associam à marca todos os processos utilizados para a produção e venda da mercadoria, não importa a origem da matéria-prima. Assim, a queda na qualidade, uma embalagem ruim e o atraso na entrega, por exemplo, são motivos suficientes para a empresa ser mal avaliada.

Em tempos de redes sociais, isso pode ser mais nocivo do que se imagina. E custar muito mais caro do que o montante que a empresa acabou economizando na compra dos insumos.

6. Negocie sempre

A negociação deve fazer parte da rotina da gestão de compras. Afinal, a economia na aquisição de insumos tem impacto direto na geração de lucros. Mas, para ter acesso às melhores propostas e fechar um bom negócio, é importante ter uma ampla lista de fornecedores, o que permite à empresa pesquisar diferentes possibilidades e condições antes de fechar uma compra.

Além disso, também é indispensável manter um bom relacionamento com os fornecedores, o que pode ser um importante diferencial para fechar um bom negócio. Esse trabalho deve ser constante para que a empresa consiga, cada vez mais, qualificar sua lista de fornecedores.

Mas, atenção: uma boa negociação não envolve apenas a busca por bons preços. É preciso avaliar também outros aspectos, como condições de pagamento, prazo de entrega e, principalmente, a qualidade do produto.

7. Modernize a gestão de compras

Nem sempre é fácil dar conta de uma boa gestão de compras. E quanto mais o mundo evolui, mais difícil fica manter tudo organizado em meio a uma rotina dinâmica. Por isso, modernizar o setor é tão importante quanto a economia que ele gera ao fim de cada mês.

Nesse sentido, investir em softwares de gestão, pesquisas mercadológicas e análises de consumo pode ajudar a empresa a estabelecer critérios mais precisos de compra e assim avaliar melhor os seus fornecedores, sejam eles antigos ou novos. Quanto mais eficiente for esse setor, mais sucesso e segurança terá a empresa na hora de comprar insumos e matéria-prima. E melhores estratégias poderão ser aplicadas nesse processo.

Afinal, uma gestão de compras eficiente tem vínculo direto com as finanças e com a geração de lucros da empresa. Muitas vezes, é esta a qualidade que a empresa precisa para alavancar o seu próprio crescimento.

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