Um dos benefícios da transformação digital é a facilidade de trocar informações entre diferentes tipos de sistemas, sem a necessidade de que as partes envolvidas utilizem o mesmo software. Essa é a principal característica do EDI — Eletronic Data Interchange — uma tecnologia que viabiliza essa comunicação de dados de forma simples, rápida e segura.
O EDI surgiu por volta de 1960, com a finalidade de diminuir a utilização de papéis e como uma forma de renovar os processos comerciais e industriais. Com o avanço da tecnologia, esse recurso cresceu ainda mais e, atualmente, é utilizado em diversos setores, entre eles o de transporte e logística.
A seguir, mostramos como essa tecnologia funciona e quais os principais benefícios que ela oferece para a indústria. Continue conosco para saber mais. Boa leitura!
EDI, que em português significa troca eletrônica de dados, é uma tecnologia que funciona como uma padronização de layouts e permite a comunicação entre diferentes sistemas, ou seja, possibilita que as informações contidas em um software possam ser utilizadas em outro sistema. As trocas de dados entre os sistemas são realizadas sem a necessidade de interação humana.
Na prática, os dados que saem do sistema original devem ser estruturados com base em um layout padrão. O software que receberá esses dados, em contrapartida, está preparado para realizar a leitura do arquivo no formato definido. Dessa forma, os dois sistemas podem trocar informações, mesmo que sejam desenvolvidos por fabricantes diferentes.
Basicamente, o EDI serve para a troca de dados entre parceiros de negócios. Com ele, é possível realizar diversas atividades com muito mais agilidade, pois elimina a necessidade de digitar os dados que seriam imputados manualmente com base em documentos impressos.
Sua utilização contribui para o aumento da competitividade no mercado, pois o ganho de tempo conquistado permite que a empresa atenda com mais eficiência a seus clientes, além de oferecer um processo de relacionamento muito mais seguro e moderno. Ele também proporciona outros benefícios, como o aumento da produtividade e a redução de custos.
Como mencionamos, a troca eletrônica de dados ajuda a ter processos mais ágeis e confiáveis. Mas não é só isso: essa tecnologia também proporciona uma série de benefícios à indústria. Confira os principais deles, a seguir.
Inserir dados no sistema de forma manual é uma tarefa que pode ocasionar erros. Entre eles, realizar o preenchimento de informações erradas, deixar de informar algum conteúdo importante e outras situações semelhantes, capazes de atrasar as atividades da empresa ou até causar a devolução de produtos.
O EDI elimina esse risco e a necessidade de inserir informações de forma manual, pois os dados enviados ao sistema da empresa parceira não passam por nenhum tipo de manipulação humana. Isso torna o processo muito mais ágil e confiável.
O transporte de mercadorias deve ser realizado com a devida identificação fiscal dos itens transportados. Por isso, é importante que a transportadora contratada tenha as informações da nota fiscal correspondente. Com a utilização do EDI, os dados sobre os pedidos realizados e as notas fiscais emitidas são fornecidos eletronicamente e podem ser acessados com facilidade.
Outro benefício do EDI em relação ao espelho da nota fiscal é a redução da fila de espera de caminhões na empresa. Isso ocorre porque elimina a necessidade de aguardar a impressão da nota fiscal em papel para a realização da entrega, já que o documento pode ser acessado eletronicamente.
O EDI também é feito para a validação fiscal, que é o processo que garante a autenticidade da nota fiscal emitida e de outros documentos necessários para o transporte de mercadorias. Além da agilidade nesse processo, sua utilização ajuda a proporcionar mais segurança nessa atividade.
O sistema EDI pode ser aplicado em diversos setores da indústria e comércio, como para a realização de processos dos setores de contas a pagar e receber, no controle de estoque e muito mais. Ele corresponde a uma das tecnologias utilizadas pela Indústria 4.0. No setor de transporte e logística, por exemplo, diversas atividades podem ser beneficiadas com a sua utilização. Confira alguns exemplos, a seguir.
Cada empresa tem o processo de pedido de mercadorias de acordo com seus procedimentos internos. Entretanto, o EDI é uma forma de facilitar essa tarefa, pois ao identificar a necessidade de adquirir matéria-prima, por exemplo, a indústria pode realizar o pedido por esse canal à empresa parceira. Todo o processo é realizado com menores riscos de falhas em comparação com o procedimento manual.
Com o uso do EDI, um arquivo de atualização é disparado sempre que for necessário para que seja possível realizar o acompanhamento de todas as etapas do processo. Assim, o controle ocorre em cada alteração de status, como a emissão da nota fiscal, o envio da mercadoria para o centro de distribuição e o transporte dos produtos até o destino.
As tarefas entre empresas embarcadoras e transportadoras também podem ser facilitadas pelo uso do EDI, pois inúmeras notas fiscais podem ser enviadas em um único arquivo para a transportadora. Isso elimina o uso de papéis, além de facilitar outras atividades, como a organização de como será a distribuição e definições das rotas para a entrega desses produtos.
A transportadora, por sua vez, envia os arquivos de EDI com o posicionamento de cada mercadoria, como as ocorrências de entregas e quais produtos estão em trânsito. Além disso, ela pode mandar as cobranças sobre os fretes e o faturamento dos serviços prestados.
O EDI é uma tecnologia bem abrangente e pode ser utilizada em diversas atividades da indústria, por empresas prestadoras de serviços e comércio. Ele proporciona uma série de benefícios ao ser aplicado, como a eliminação de erros operacionais, a redução no tempo de espera para a liberação de mercadorias, maior agilidade na realização de processos e muito mais.
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